海外の企業と取引をしている場合、日々の連絡に使われるのはEメールがその９０%を占めると言われます。電話は緊急の場合や、３者以上が参加するコンファレンスコールを除いて、時差の関係もありあまり使用されなくなっています。

その点、Eメールには大きな利点があります。まず第一に、相手の時間を気にせず送信できる事。第二に、内容が記録されるので勘違いや連絡漏れが防げる事。そして「言った、言わない」といった後々のトラブルも未然に防ぐことができます。第三に、日本人には会話の英語よりも読み書きの英語が得意な人が多いため、Eメールの方がスムーズにコミュニケーションが取れるという点です。

海外企業とのビジネスには欠かせないEメールですが、顔が見えない相手とのやりとりですので、好印象を与える英文メールを書くことがとても大切になってきます。

それでは、海外の担当者に良い印象を与える英文メールとはどのようなものでしょう。

1．要点が簡潔・明確に書かれていること。
2．正しい英語(文法・スペル)で書かれていること。
3．ビジネスに必要な挨拶を適切に使用していること。
4．Eメールの機能を上手に利用していること。

1は、英文メールに限らず日本語でも何語でも同じです。しかしそれぞれの国の文化によって、表現方法は違うものです。例えば日本語では多少回りくどい言い方をするのが丁寧な場合があります。しかし英語でメールを書く際は、できるだけ直接的な表現を心がけましょう。

2は、相手に好印象を与える上でとても大切なファクターです。何故なら、スペルや文法は、書き手の教養の高さや品格を表すからです。間違いだらけの英文メールでは、自分の低能さをさらけだすようなもの、相手が敬意を抱いてくれる事はまずありません。スペルチェッカー、文法チェッカーを用いて必ず確認・訂正するようにしましょう。

3に関しては、できるだけ簡単なものにします。いくら簡潔な英文メールだからと言って、書き出しと締めの一言がないのは考えものです。

英文メールの書き出しには･･･

Dear Mr. (ファミリーネーム),  又はDear Ms. (ファミリーネーム),
Dear (ファーストネーム),
Hello (ファーストネーム),
Hi (ファーストネーム),

などが良く使われます。Dear ～, は初めて連絡をする場合や年上の人へ出す場合などに使われる、丁寧な表現です。ファーストネームを使うのは、立場にもよりますが初めての場合は辞めておきましょう。

英文メールの締めの表現は･･･

Best Regards,
Regards,
Thank you,
Thanks,

などが一般的です。Thanks,はくだけた表現ですので、よくやり取りをする間柄の場合のみ使いましょう。よく英語の手紙に使用されるSincerely Yours, Truly Yours, などは英文メールの場合はあまり使用されません。

4は、Eメールに独特のルールについてです。そのひとつが件名。件名だけを見て、何についての連絡かがわかるようにしておきます。相手のメールに対する返答ならば、そのまま返信してRE：相手の件名 とするのもわかりやすくて良いでしょう。しかし、何度も返信を繰り返すとRE:RE:RE:….と延々と続いてしまいますので、このような場合は適切な件名に変える方が良いでしょう。

相手のメールに返信する形で、別の新たなトピックについて英文メールを書く場合は、相手の書いた内容は消しで白紙の状態で書きましょう。以前のメールが残っていると、相手はそれに関する内容かと勘違いしてしまう事もあるからです。